Trucchi e strumenti per uno smart working efficace e produttivo

Una guida pratica ai trucchi e le app indispensabili per lo smart working: DON’T PANIC!

Nelle ultime settimane milioni di lavoratori in tutta Italia si sono ritrovati improvvisamente a vivere la realtà lavorativa quotidiana da remoto. Lo smart working, diventato ad oggi una necessità alla luce della continua espansione del Coronavirus, ha obbligato molte aziende a rivedere i propri metodi lavorativi in questo delicato momento in cui il motto #iorestoacasa è diventato un imperativo comune. Eppure coordinarsi tra teams e trovare un work-flow efficace anche da remoto può essere difficile. A tal proposito vogliamo condividere, in collaborazione con gli amici di PiratinViaggio, i trucchi e gli strumenti indispensabili per rendere l’esperienza del lavoro agile efficace, produttiva e soprattutto rilassante!

Distanti ma uniti, in un unico cloud
Che sia per giovani startup o per aziende più strutturate, Trello è sicuramente una delle piattaforme più utili per coordinare il lavoro all’interno di un team, gestire progetti comuni e tenere sotto controllo le attività da completare attraverso bacheche condivise o private. Trello offre la possibilità di condividere files ed immagini e avere una chiara panoramica delle “To-Do-Lists” così da poter prioritizzare il lavoro e calendarizzare i compiti. Quando bisogna lavorare insieme su un unico documento, Google Drive è sicuramente la soluzione migliore: con questo tool è possibile infatti caricare, creare e modificare files e invitare i colleghi a correggere o commentare il lavoro svolto, aggiornato e salvato automaticamente nel cloud. Tra le altre cose, Google Drive è un ottimo strumento di storage.

Consiglio: è possibile aggiungere alle bacheche Trello altre app e servizi come Slack, Google Drive o Google Calendar per tenere tutti i dati in ordine e accessibili in un unico luogo. Collegando Trello al Power-Up di Google Drive sarà possibile caricare automaticamente documenti e cartelle nella piattaforma aziendale.

Restiamo in contatto
Google Hangouts è un valido alleato nell’organizzare i meetings tra i collaboratori, soprattutto se sincronizzato con Google Calendar: in questo modo è possibile pianificare videoconferenze semplicemente mandando un invito alle persone desiderate, le quali riceveranno automaticamente un link per partecipare alla videocall con un solo click. Con Slack invece è possibile scambiare messaggi, fare videochiamate di gruppo, gestire conversazioni con più utenti e condividere files all’interno di un team. Questo tool può inoltre essere connesso a Trello, Google Drive e Dropbox e permette di inserire dei reminder per non dimenticare alcuna deadline.

Consiglio: Se viene la voglia di staccarsi dal mondo digitale e godersi un po’ di meritata tranquillità, silenziare le notifiche dei gruppi su Slack può essere di grande aiuto!

Videoconferenze sempre più smart
Per i team numerosi o per le comunicazioni con l’intera azienda, Zoom è senza ombra di dubbio uno strumento molto efficace. Con questo tool è possibile effettuare meeting con numerosi partecipanti, che vengono catapultati in una conference room virtuale e si vedono a vicenda in riquadri più piccoli. Zoom è utilissimo perché permette di mostrare sullo schermo presentazioni, schede e progetti agli utenti collegati alla videoconferenza. Per organizzare un evento con molti partecipanti esterni, invece, la app Sli.do consente di svolgere meeting in cui gli organizzatori possono coinvolgere i partecipanti con sondaggi live e rispondere alle domande in diretta. I partecipanti possono unirsi da qualsiasi dispositivo inserendo un codice fornito dagli organizzatori nella homepage.

Consiglio: vi trovate in luoghi molto rumorosi ed affollati? Con la app Krisp è possibile cancellare e minimizzare i rumori di sottofondo dal microfono del dispositivo ed eliminare anche eventuali rumori di sottofondo provenienti dagli altri interlocutori.

Parola d’ordine: organizzazione
Per avviare applicazioni o aprire documenti contemporaneamente in modalità a schermo diviso, ci si può affidare a Magnet per Mac o Shutter Split Screen per Windows. Problemi tecnici al computer? Non siete mai soli! Installando TeamViewer è possibile condividere la schermata del pc con il tecnico aziendale che potrà aiutare a risolvere ogni problema da remoto.

Consiglio: quando, con tutte le finestre e tabs aperte, diventa difficile trovare il file su cui si stava lavorando, il consiglio è quello di creare desktop virtuali per raggruppare diversi compiti e trovare così le pagine più velocemente.